Abmahnung przed zwolnieniem pracownika. Dlaczego jest takie ważne?

Wyobraźmy sobie, że pracownik w ciągu ostatnich trzech miesięcy pięć razy spóźnił się do pracy, a przełożony za każdym razem zwracał mu uwagę, jednak wszystkie rozmowy odbywały się ustnie i żadna z sytuacji nie została odpowiednio udokumentowana.

Po kolejnym spóźnieniu pracodawca dochodzi do wniosku, że ma już dosyć i chce wręczyć pracownikowi Kündigung.

Właśnie w takich sytuacjach może pojawić się temat Abmahnung.

Abmahnung nie jest zwykłym powiedzeniem pracownikowi, że pracodawca jest niezadowolony z jego zachowania, ponieważ jej funkcją jest między innymi wskazanie konkretnego naruszenia obowiązków, wezwanie pracownika do prawidłowego zachowania w przyszłości oraz ostrzeżenie go przed konsekwencjami kolejnego podobnego naruszenia.

Przy wypowiedzeniu związanym z zachowaniem pracownika wcześniejsza Abmahnung może mieć bardzo duże znaczenie, szczególnie jeżeli mówimy o zachowaniu, które pracownik może zmienić.

Nie oznacza to jednak, że przed każdym Kündigung trzeba wystawić jedną, dwie albo trzy Abmahnungen. Nie istnieje uniwersalna zasada mówiąca, że dopiero po określonej liczbie upomnień można zwolnić pracownika, ponieważ wszystko zależy od rodzaju naruszenia i okoliczności konkretnego przypadku.

W przypadku szczególnie poważnego naruszenia wcześniejsza Abmahnung może natomiast nie być konieczna.

Dla pracodawcy najważniejszy wniosek jest więc prosty – jeżeli pracownik regularnie narusza swoje obowiązki, nie warto czekać z reakcją i dokumentowaniem problemów do dnia, w którym zapadnie decyzja o jego zwolnieniu.

Jaki okres wypowiedzenia obowiązuje w Niemczech?

Kolejnym częstym błędem jest zastosowanie nieprawidłowego okresu wypowiedzenia, ponieważ pracodawca pamięta, że kiedyś pracownika obowiązywały cztery tygodnie wypowiedzenia, więc automatycznie wpisuje podobny termin do przygotowywanego Kündigung.

Tymczasem ustawowy okres wypowiedzenia może zależeć między innymi od długości zatrudnienia.

Zgodnie z § 622 BGB podstawowy ustawowy okres wypowiedzenia wynosi cztery tygodnie do 15. dnia miesiąca albo do końca miesiąca kalendarzowego, natomiast w przypadku wypowiedzenia dokonywanego przez pracodawcę okresy ustawowe wydłużają się wraz ze stażem pracownika.  

Przykładowo po dwóch latach zatrudnienia ustawowy okres wypowiedzenia przez pracodawcę wynosi miesiąc do końca miesiąca kalendarzowego, a następnie wraz z kolejnymi progami stażu może stopniowo się wydłużać.  

Nie można jednak patrzeć wyłącznie na ustawę, ponieważ znaczenie mogą mieć również zapisy umowy o pracę oraz obowiązujący Tarifvertrag, który w określonych przypadkach może przewidywać inne rozwiązania.  

Dlatego przed wpisaniem daty zakończenia zatrudnienia warto każdorazowo sprawdzić sytuację konkretnego pracownika, zamiast kopiować Kündigung przygotowane wcześniej dla innej osoby.

Zwolnienie pracownika na Probezeit. Czy jest prostsze?

Załóżmy, że zatrudniłeś pracownika dwa miesiące temu, ale szybko okazało się, że współpraca nie wygląda tak, jak oczekiwałeś, dlatego chcesz zakończyć ją jeszcze podczas Probezeit.

W okresie próbnym rzeczywiście może obowiązywać krótszy okres wypowiedzenia. Jeżeli uzgodniono Probezeit, maksymalnie przez pierwszych sześć miesięcy stosunku pracy ustawowy Kündigungsfrist wynosi dwa tygodnie.  

Nie oznacza to jednak, że podczas Probezeit pracodawca może całkowicie zapomnieć o formalnościach.

Nadal trzeba między innymi prawidłowo przygotować Kündigung, zachować wymaganą formę i skutecznie doręczyć wypowiedzenie pracownikowi, a dodatkowo mogą pojawić się przepisy zapewniające określonym grupom pracowników szczególną ochronę.

Probezeit ułatwia więc w określonym zakresie zakończenie stosunku pracy, ale nie oznacza całkowitej swobody pracodawcy.

Czy można zwolnić pracownika będącego na chorobowym w Niemczech?

To jedno z najczęstszych pytań zadawanych przez pracodawców, a jednocześnie temat, wokół którego funkcjonuje bardzo dużo nieporozumień.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracodawca od pewnego czasu planuje zakończenie współpracy z pracownikiem z przyczyn niezwiązanych z jego zdrowiem, jednak zanim Kündigung zostaje wręczone, pracownik otrzymuje zwolnienie lekarskie.

Sama niezdolność do pracy nie oznacza automatycznie, że pracownik w Niemczech w ogóle nie może otrzymać wypowiedzenia.

Trzeba jednak rozróżnić zwolnienie pracownika podczas choroby od zwolnienia pracownika z powodu choroby, ponieważ są to dwie zupełnie inne sytuacje.

Jeszcze inaczej wygląda przypadek pracownika, który od kilku lat ma bardzo częste albo długotrwałe nieobecności chorobowe, a absencje zaczynają poważnie wpływać na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Tutaj nie obowiązuje prosta zasada typu „po 30 dniach można zwolnić pracownika” albo „po 60 dniach chorobowego Kündigung jest automatycznie możliwe”. W przypadku wypowiedzenia z powodu choroby konieczna jest znacznie szersza analiza konkretnej sytuacji.

Istotny może być również BEM – betriebliches Eingliederungsmanagement. Jeżeli pracownik w ciągu roku był niezdolny do pracy dłużej niż sześć tygodni nieprzerwanie lub łącznie, § 167 ust. 2 SGB IX przewiduje procedurę, której celem jest między innymi ustalenie, jak można przezwyciężyć niezdolność do pracy, zapobiegać jej ponownemu wystąpieniu i zachować miejsce pracy.  

Dlatego pracodawca, który ma pracownika regularnie przebywającego na chorobowym, nie powinien podejmować decyzji o Kündigung wyłącznie na podstawie liczby dni absencji.

Fristlose Kündigung. Kiedy można zwolnić pracownika natychmiast?

Wyobraźmy sobie teraz znacznie poważniejszą sytuację, w której dochodzi do takiego naruszenia obowiązków pracowniczych, że pracodawca nie wyobraża sobie dalszego zatrudniania pracownika nawet do końca normalnego okresu wypowiedzenia.

Wtedy może pojawić się temat fristlose Kündigung, czyli nadzwyczajnego rozwiązania stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Nie jest to jednak po prostu „szybsze Kündigung”.

Zgodnie z § 626 BGB musi istnieć ważny powód, który przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności konkretnego przypadku i interesów obu stron powoduje, że dalsze kontynuowanie stosunku pracy do upływu okresu wypowiedzenia nie może być racjonalnie wymagane.  

Przykładowo pracodawca dowiaduje się o bardzo poważnym naruszeniu obowiązków i chce natychmiast zwolnić pracownika, ale zamiast wyjaśnić sytuację, przez kilka tygodni odkłada sprawę na później.

Może to być poważny problem, ponieważ § 626 BGB przewiduje zasadniczo dwutygodniowy termin na złożenie nadzwyczajnego wypowiedzenia, liczony od momentu uzyskania przez uprawnioną osobę wiedzy o faktach istotnych dla Kündigung.  

Dlatego w przypadku poważnego naruszenia trzeba działać szybko, ale jednocześnie nie warto wręczać fristlose Kündigung pod wpływem emocji bez wcześniejszego ustalenia i udokumentowania okoliczności.

Czy można zwolnić pracownicę w ciąży w Niemczech?

Kolejną sytuacją wymagającą szczególnej ostrożności jest ciąża pracownicy.

Wyobraźmy sobie, że pracodawca wręcza pracownicy Kündigung, nie wiedząc, że jest ona w ciąży, a dwa dni później otrzymuje od niej informację o ciąży.

Nie można automatycznie przyjąć, że skoro pracodawca nie wiedział o ciąży w momencie wręczenia wypowiedzenia, Kündigung pozostaje skuteczne.

Niemieckie Mutterschutzgesetz przewiduje szczególną ochronę przed wypowiedzeniem podczas ciąży. Co istotne, § 17 MuSchG obejmuje również sytuację, w której pracodawca nie wiedział o ciąży w chwili wypowiedzenia, ale zostanie o niej poinformowany w ciągu dwóch tygodni od doręczenia Kündigung; ustawa przewiduje też wyjątek w razie niezawinionego przekroczenia tego terminu i niezwłocznego późniejszego zawiadomienia.  

Dlatego przed zwolnieniem pracownika trzeba zawsze sprawdzić, czy nie występuje Sonderkündigungsschutz, czyli szczególna ochrona przed wypowiedzeniem.

Kto jeszcze może podlegać szczególnej ochronie przed zwolnieniem?

Ciąża nie jest jedyną sytuacją, w której standardowa procedura wypowiedzenia może okazać się niewystarczająca.

Szczególna ochrona obowiązuje również podczas Elternzeit. § 18 BEEG przewiduje zakaz wypowiedzenia przez pracodawcę w okresie objętym tą ochroną, przy czym w szczególnych przypadkach właściwy organ może wyjątkowo dopuścić Kündigung.  

Dodatkowe wymagania dotyczą również pracowników ze znacznym stopniem niepełnosprawności. Co do zasady wypowiedzenie przez pracodawcę wymaga wcześniejszej zgody Integrationsamt, choć przepisy przewidują określone wyjątki, między innymi dotyczące początkowego okresu zatrudnienia.  

Przykładowo pracodawca może mieć dobrze udokumentowany powód do wypowiedzenia i prawidłowo obliczony Kündigungsfrist, ale jeżeli pominie wymaganą procedurę wynikającą ze szczególnej ochrony pracownika, cały proces może zakończyć się zupełnie inaczej, niż zakładał.

Utrata kontraktu. Czy można zwolnić pracownika z przyczyn ekonomicznych?

Wyobraźmy sobie firmę zatrudniającą pięciu pracowników wykonujących podobne zadania, która nagle traci największy kontrakt i od następnego miesiąca potrzebuje już tylko czterech osób.

Pracodawca wie więc, że jedno stanowisko musi zostać zlikwidowane, ale pojawia się pytanie: którego pracownika można zwolnić?

Jeżeli zastosowanie ma Kündigungsschutzgesetz i mówimy o betriebsbedingte Kündigung, wybór nie powinien być dokonywany wyłącznie według osobistych preferencji pracodawcy.

Przy Sozialauswahl ustawa wskazuje między innymi takie kryteria jak długość zatrudnienia, wiek, obowiązki alimentacyjne oraz ciężka niepełnosprawność pracownika.  

To oznacza, że stwierdzenie „straciliśmy kontrakt, więc zwolnię osobę X” może być dopiero początkiem analizy, a nie jej końcem.

W przypadku większej liczby planowanych zwolnień trzeba dodatkowo pamiętać o przepisach dotyczących zwolnień grupowych i obowiązku dokonania odpowiedniego zgłoszenia przy przekroczeniu ustawowych progów.  

Betriebsrat a zwolnienie pracownika

Kolejnym elementem, o którym nie można zapomnieć, jest Betriebsrat, jeżeli funkcjonuje w danym zakładzie.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracodawca bardzo dokładnie przygotował Kündigung, sprawdził okres wypowiedzenia, posiada odpowiednią dokumentację i ma podstawę do zakończenia stosunku pracy, ale najpierw wręcza dokument pracownikowi, a dopiero później informuje o wszystkim Betriebsrat.

To poważny błąd.

Zgodnie z § 102 Betriebsverfassungsgesetz Betriebsrat musi zostać wysłuchany przed każdym Kündigung, a pracodawca powinien przekazać mu przyczyny planowanego wypowiedzenia. Wypowiedzenie dokonane bez wcześniejszego wysłuchania Betriebsratu jest nieskuteczne.  

Dlatego kolejność działań ma tutaj ogromne znaczenie – najpierw należy prawidłowo przeprowadzić procedurę z Betriebsratem, a dopiero później dokonać wypowiedzenia.

Czy Kündigung można wysłać e-mailem albo przez WhatsApp?

Nie.

To jedna z tych zasad, które warto zapamiętać szczególnie dobrze, ponieważ coraz więcej komunikacji pomiędzy pracodawcami i pracownikami odbywa się dzisiaj elektronicznie.

Wyobraźmy sobie, że po poważnym konflikcie pracodawca wysyła pracownikowi wiadomość:

„Od jutra nie musisz już przychodzić do pracy. Kończymy współpracę”.

Pracownik odczytuje wiadomość i doskonale wie, czego ona dotyczy, jednak nie oznacza to, że doszło do skutecznego Kündigung.

• 623 BGB wymaga dla rozwiązania stosunku pracy przez wypowiedzenie zachowania formy pisemnej i wyłącza formę elektroniczną.  

Dlatego e-mail, SMS czy wiadomość wysłana przez WhatsApp nie zastąpią prawidłowo sporządzonego pisemnego Kündigung.

Dlaczego prawidłowe doręczenie Kündigung jest tak ważne?

Samo przygotowanie dokumentu również nie kończy procesu.

Wyobraźmy sobie, że pracodawca przygotowuje Kündigung ostatniego dnia miesiąca i zakłada, że od tego dnia rozpocznie się odpowiedni okres wypowiedzenia, ale pracownik jest na urlopie, a dokument dociera do niego dopiero kilka dni później.

W praktyce znaczenie ma moment, w którym oświadczenie dotrze do pracownika w taki sposób, że w zwykłych okolicznościach może się z nim zapoznać.

Dlatego przy planowaniu zakończenia zatrudnienia trzeba uwzględnić nie tylko datę wpisaną na dokumencie, ale również sposób i termin jego doręczenia.

Z perspektywy pracodawcy ważna jest także możliwość późniejszego wykazania, kiedy dokładnie Kündigung zostało pracownikowi doręczone, ponieważ przy sporze nawet kilka dni może mieć znaczenie dla daty zakończenia stosunku pracy.

Co może zrobić pracownik, jeżeli nie zgadza się ze zwolnieniem?

Pracownik, który uważa, że otrzymane Kündigung jest nieskuteczne albo nieuzasadnione, może skierować sprawę do Arbeitsgericht.

I tutaj pojawia się bardzo ważny termin – trzy tygodnie.

Zgodnie z § 4 Kündigungsschutzgesetz pracownik, który chce podważyć wypowiedzenie, powinien zasadniczo w ciągu trzech tygodni od otrzymania pisemnego Kündigung wnieść odpowiednie powództwo do sądu pracy.  

Dla pracodawcy oznacza to, że wręczenie dokumentu nie zawsze zamyka sprawę.

Jeżeli pracownik wniesie Kündigungsschutzklage i sąd uzna wypowiedzenie za nieskuteczne, może okazać się, że stosunek pracy nie został skutecznie zakończony, co może prowadzić do dalszych konsekwencji związanych między innymi z zatrudnieniem oraz wynagrodzeniem.

Czy zwolnionemu pracownikowi zawsze należy się Abfindung?

Nie istnieje ogólna zasada mówiąca, że każdy pracownik zwolniony w Niemczech automatycznie otrzymuje odprawę.

Abfindung może pojawić się między innymi w określonych przypadkach przewidzianych przepisami albo w wyniku porozumienia czy ugody pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

Kündigungsschutzgesetz przewiduje przykładowo szczególny mechanizm roszczenia o odprawę przy określonym wypowiedzeniu z przyczyn zakładowych, jeżeli pracodawca zawrze w wypowiedzeniu wymagane wskazanie, a pracownik nie wniesie powództwa w terminie. Nie oznacza to jednak automatycznej odprawy przy każdym Kündigung.  

Dlatego nie należy zakładać ani że „w Niemczech zawsze trzeba zapłacić odprawę”, ani że Abfindung nigdy nie będzie należna – wszystko zależy od konkretnej sytuacji.

Najczęstsze błędy przy zwalnianiu pracowników w Niemczech

Jak pokazują opisane sytuacje, największe problemy bardzo często nie wynikają z samej decyzji o zakończeniu współpracy, ale z błędów popełnianych podczas całego procesu.

Do najważniejszych należą przede wszystkim brak wcześniejszej Abmahnung w sytuacji, w której była ona potrzebna, nieprawidłowe określenie Kündigungsfrist, próba wypowiedzenia umowy przez e-mail lub WhatsApp, nieprawidłowe doręczenie dokumentu, pominięcie szczególnej ochrony pracownika, niewysłuchanie Betriebsratu przed Kündigung czy pochopne zastosowanie fristlose Kündigung bez dokładnego przeanalizowania sytuacji.

Dlatego przed zwolnieniem pracownika warto spojrzeć na cały proces znacznie szerzej niż tylko na dokument, który ma zostać podpisany i wręczony.

Jak prawidłowo przygotować zwolnienie pracownika w Niemczech?

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie konkretnej przyczyny zakończenia zatrudnienia oraz sprawdzenie, jakie przepisy ochronne mają zastosowanie do danego pracownika i zakładu.

Następnie warto przeanalizować dokumentację dotyczącą dotychczasowej współpracy, w tym ewentualne naruszenia obowiązków i wcześniejsze Abmahnungen, sprawdzić Kündigungsfrist, szczególną ochronę pracownika oraz obowiązki związane z Betriebsratem.

Dopiero po wykonaniu tych czynności można bezpieczniej przejść do przygotowania Kündigung, jego podpisania przez uprawnioną osobę oraz prawidłowego doręczenia pracownikowi.

Właśnie dlatego zwolnienie pracownika w Niemczech zaczyna się znacznie wcześniej niż w dniu wręczenia wypowiedzenia, a odpowiednie przygotowanie całego procesu może ograniczyć ryzyko późniejszego sporu przed Arbeitsgericht.

Podsumowanie

Zwolnienie pracownika w Niemczech w 2026 roku wymaga uwzględnienia nie tylko samej przyczyny zakończenia współpracy, ale również wielu dodatkowych elementów, takich jak ochrona wynikająca z Kündigungsschutzgesetz, wcześniejsza Abmahnung, prawidłowy Kündigungsfrist, forma i doręczenie wypowiedzenia, Sonderkündigungsschutz czy obowiązki wobec Betriebsratu.

Każda sytuacja może wyglądać inaczej, dlatego inaczej należy podejść do pracownika, który regularnie narusza swoje obowiązki, inaczej do osoby przebywającej często na chorobowym, inaczej do zwolnienia wynikającego z utraty kontraktu, a jeszcze inaczej do pracownicy w ciąży czy osoby korzystającej z Elternzeit.

Jeżeli planujesz zwolnienie pracownika w Niemczech i nie masz pewności, czy prawidłowo przygotowałeś cały proces, warto sprawdzić sytuację jeszcze przed wręczeniem Kündigung, ponieważ znacznie łatwiej uniknąć błędu na etapie przygotowania dokumentacji niż naprawiać jego konsekwencje wtedy, kiedy pracownik skieruje sprawę do Arbeitsgericht.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie zatrudniania lub zwalniania pracowników w Niemczech, skontaktuj się z naszym zespołem Firmenservice ZART. Pomożemy Ci uporządkować formalności związane z prowadzeniem firmy i zatrudnianiem pracowników na terenie Niemiec.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej, ponieważ możliwość i sposób rozwiązania konkretnego stosunku pracy zależą od okoliczności danego przypadku.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o zwolnienie pracownika w Niemczech