Nowy obowiązek pracodawcy od 2026 roku – Faire Integration

Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy zatrudniający określonych pracowników z państw trzecich powinni zwrócić uwagę na nowy obowiązek informacyjny.

Pracodawca, który pozyskuje pracownika będącego obywatelem państwa trzeciego z zagranicy, ma obowiązek najpóźniej pierwszego dnia wykonywania pracy poinformować go w formie tekstowej o możliwości skorzystania z bezpłatnej oferty informacyjno-doradczej „Faire Integration”.

Celem programu jest zapewnienie pracownikom z państw trzecich dostępu do informacji dotyczących ich praw związanych z zatrudnieniem i warunkami pracy w Niemczech.  

Jest to więc kolejny element, który należy uwzględnić w procesie zatrudniania pracowników spoza UE w Niemczech w 2026 roku.

Czy wszystkich pracowników spoza UE obowiązują takie same zasady?

Nie. Procedura zatrudnienia pracownika spoza UE może różnić się między innymi w zależności od jego obywatelstwa, kwalifikacji, zawodu oraz podstawy pobytu.

Dobrym przykładem jest Westbalkanregelung, czyli szczególna regulacja dotycząca obywateli Albanii, Bośni i Hercegowiny, Kosowa, Czarnogóry, Macedonii Północnej oraz Serbii.

Regulacja umożliwia dostęp do niemieckiego rynku pracy również w przypadku zatrudnienia w zawodach nieregulowanych bez konieczności posiadania uznanych kwalifikacji zawodowych. Obecnie Bundesagentur für Arbeit może w ramach tej regulacji wydać do 50 000 zgód rocznie.  

Pokazuje to, dlaczego przy zatrudnianiu cudzoziemców tak ważna jest analiza konkretnego przypadku zamiast korzystania z jednego schematu dla wszystkich kandydatów.

Polska firma zatrudnia pracownika spoza UE – czy może delegować go do Niemiec?

To jedno z najważniejszych pytań dla polskich przedsiębiorców realizujących kontrakty na terenie Niemiec.

Wyobraźmy sobie, że polska firma legalnie zatrudnia pracownika pochodzącego z państwa trzeciego. Pracownik posiada odpowiednie dokumenty umożliwiające mu pobyt i pracę w Polsce, a firma otrzymuje nowe zlecenie w Niemczech.

Czy można po prostu wysłać pracownika razem z pozostałą częścią zespołu?

Nie należy tego zakładać automatycznie. Prawo do legalnego pobytu i pracy w Polsce nie oznacza samo w sobie prawa do wykonywania pracy w Niemczech.

Przed delegowaniem należy zweryfikować indywidualną sytuację pracownika oraz ustalić, na jakiej podstawie będzie przebywał i wykonywał pracę na terenie Niemiec. Niemiecka Bundesagentur für Arbeit przewiduje również odrębną dokumentację dotyczącą tytułów pobytowych związanych z określonymi przypadkami delegowania.  

Dlatego kwestia ta powinna zostać sprawdzona przed rozpoczęciem kontraktu, a nie dopiero po przyjeździe pracownika do Niemiec.

Jakie dokumenty sprawdzić przed delegowaniem pracownika spoza UE?

Zakres wymaganych dokumentów zależy od konkretnej sytuacji, jednak przedsiębiorca powinien zweryfikować przede wszystkim ważny paszport pracownika, dokument potwierdzający legalny pobyt w Polsce, podstawę legalnego zatrudnienia w Polsce, umowę o pracę oraz dokumentację dotyczącą delegowania.

Należy również sprawdzić kwestie związane z zabezpieczeniem społecznym, w tym formularzem A1, jeżeli znajduje on zastosowanie w konkretnej sytuacji, a także podstawę umożliwiającą pracownikowi legalny pobyt i wykonywanie pracy w Niemczech.

Do tego mogą dochodzić dodatkowe formalności wynikające z branży, rodzaju realizowanego kontraktu oraz niemieckich przepisów dotyczących delegowania pracowników.

Czy formularz A1 wystarczy do delegowania pracownika spoza UE?

Nie. Formularz A1 nie jest pozwoleniem na pracę w Niemczech.

To jedna z najważniejszych informacji, które powinien znać przedsiębiorca delegujący pracowników.

Formularz A1 służy do potwierdzenia, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego podlega pracownik w sytuacji transgranicznej. Nie należy więc traktować go jako dokumentu, który sam w sobie legalizuje pobyt lub wykonywanie pracy przez obywatela państwa trzeciego w Niemczech.

W praktyce trzeba rozdzielić dwa zagadnienia:

A1 i zabezpieczenie społeczne – czyli ustalenie właściwego systemu ubezpieczeń,

oraz

prawo pobytu i wykonywania pracy w Niemczech – czyli ustalenie, czy konkretny pracownik może legalnie realizować pracę na terenie Niemiec.

Posiadanie A1 nie zastępuje więc weryfikacji drugiego z tych obszarów.

Delegowanie oznacza również dodatkowe obowiązki w Niemczech

Nawet jeżeli pracownik jest prawidłowo zatrudniony w Polsce i spełnione zostały wymagania związane z jego delegowaniem, przedsiębiorca nie powinien zapominać o niemieckich przepisach obowiązujących podczas wykonywania pracy.

W zależności od sytuacji mogą pojawić się między innymi obowiązki związane z warunkami zatrudnienia, wynagrodzeniem, czasem pracy, prowadzeniem dokumentacji czy odpowiednimi zgłoszeniami.

W określonych branżach trzeba również sprawdzić obowiązki związane z Zoll, SOKA-BAU czy innymi właściwymi instytucjami.

Dlatego delegowanie pracownika spoza UE powinno być analizowane jako cały proces, a nie wyłącznie kwestia uzyskania jednego dokumentu.

Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu i delegowaniu pracowników spoza UE

Jednym z najczęstszych błędów jest założenie, że legalny pobyt automatycznie oznacza możliwość wykonywania każdej pracy.

Kolejnym jest pozostawienie weryfikacji dokumentów na ostatni etap rekrutacji, kiedy umowa została już przygotowana, termin rozpoczęcia pracy ustalony, a przedsiębiorca zakłada, że nowa osoba za kilka dni dołączy do zespołu.

W przypadku delegowania często pojawia się natomiast przekonanie, że skoro pracownik legalnie pracuje w Polsce, można bez dodatkowej analizy wysłać go na kontrakt do Niemiec.

Do tego dochodzi traktowanie formularza A1 jako uniwersalnego pozwolenia na wykonywanie pracy za granicą, podczas gdy dokument ten dotyczy przede wszystkim właściwego systemu zabezpieczenia społecznego.

Każdy z tych błędów ma wspólną przyczynę – formalności są sprawdzane dopiero wtedy, kiedy proces zatrudnienia lub organizacji kontraktu jest już bardzo zaawansowany.

Zatrudniasz lub delegujesz pracowników spoza UE? Zacznij od właściwej weryfikacji

Pracownicy spoza Unii Europejskiej mogą być ogromnym wsparciem dla rozwijających się przedsiębiorstw i odpowiedzią na coraz większe problemy kadrowe występujące w wielu branżach.

Jednocześnie zatrudnianie pracownika spoza UE bezpośrednio w Niemczech oraz delegowanie takiej osoby z Polski to dwie różne sytuacje, których nie powinno się traktować w ten sam sposób.

W przypadku bezpośredniego zatrudnienia należy sprawdzić przede wszystkim status pobytowy pracownika, jego prawo do wykonywania pracy oraz ewentualną konieczność udziału Bundesagentur für Arbeit.

Przy delegowaniu trzeba dodatkowo zweryfikować sytuację pracownika w Polsce, zasady zabezpieczenia społecznego, możliwość legalnego wykonywania pracy w Niemczech oraz pozostałe obowiązki wynikające z niemieckich przepisów.

Im wcześniej zostaną sprawdzone te kwestie, tym mniejsze ryzyko, że brak jednego dokumentu lub niewłaściwie dobrana procedura wpłyną na termin rozpoczęcia pracy albo realizację całego kontraktu.

Jeżeli planujesz zatrudnić pracownika spoza UE w Niemczech albo delegować do Niemiec pracownika zatrudnionego w Polsce i nie masz pewności, jakie formalności dotyczą właśnie Twojej sytuacji, skontaktuj się z zespołem Firmenservice ZART. Pomożemy Ci przeanalizować proces i odpowiednio przygotować firmę do zatrudnienia lub delegowania pracowników.

FAQ – zatrudnianie i delegowanie pracowników spoza UE do Niemiec