Chorobowe pracownika w Niemczech wiąże się z konkretnymi obowiązkami zarówno po stronie zatrudnionego, jak i pracodawcy. Pracownik powinien odpowiednio zgłosić swoją niezdolność do pracy, natomiast firma musi wiedzieć, kiedy potrzebne jest potwierdzenie lekarskie, jak działa eAU w Niemczech, kto odpowiada za wypłatę wynagrodzenia podczas choroby oraz co dzieje się w przypadku dłuższej nieobecności.
Z perspektywy przedsiębiorcy szczególnie ważne są zasady dotyczące Entgeltfortzahlung, czyli dalszej wypłaty wynagrodzenia podczas choroby, sześciotygodniowego okresu, Krankengeld, systemu U1 oraz BEM przy długotrwałych lub powtarzających się absencjach.
Poniżej wyjaśniamy najważniejsze obowiązki pracodawcy w Niemczech związane z chorobą pracownika oraz pokazujemy, na co zwrócić uwagę przy organizacji całego procesu w firmie.
Zgłoszenie choroby przez pracownika w Niemczech
Kiedy pracownik w Niemczech ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie wykonywać swojej pracy, powinien niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę oraz przekazać przewidywany czas trwania niezdolności do pracy.
W praktyce oznacza to, że pracownik nie powinien po prostu nie pojawić się w firmie i dopiero po kilku godzinach poinformować o przyczynie swojej nieobecności. Jeżeli przed rozpoczęciem pracy wie, że nie jest w stanie wykonywać swoich obowiązków, powinien możliwie szybko dokonać Krankmeldung, czyli zgłoszenia choroby pracodawcy.
Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie w przedsiębiorstwie jasnej procedury określającej, komu i w jaki sposób pracownik zgłasza chorobę. Dzięki temu pracownik wie, co powinien zrobić, a firma może odpowiednio wcześnie zorganizować zastępstwo lub zmienić podział obowiązków.
Informacje o stanie zdrowia i diagnozie pracownika
Pracownik powinien poinformować firmę o swojej niezdolności do pracy oraz przewidywanym czasie jej trwania, jednak co do zasady nie oznacza to obowiązku przekazywania pracodawcy swojej diagnozy.
Przedsiębiorca nie musi więc wiedzieć, czy przyczyną nieobecności jest grypa, problem z kręgosłupem czy inna choroba. Z punktu widzenia zatrudnienia kluczowe znaczenie ma Arbeitsunfähigkeit, czyli fakt, że stan zdrowia danej osoby nie pozwala jej wykonywać pracy.
Informacje dotyczące zdrowia należą również do danych wymagających szczególnej ochrony, dlatego firma powinna ograniczać ich przetwarzanie do zakresu rzeczywiście potrzebnego do obsługi nieobecności pracownika.
L4 w Niemczech i potwierdzenie niezdolności do pracy
Określenie L4 w Niemczech jest często używane przez polskich przedsiębiorców, jednak w niemieckim systemie funkcjonuje pojęcie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, czyli potwierdzenia niezdolności do pracy.
Jeżeli niezdolność do pracy trwa dłużej niż trzy dni kalendarzowe, pracownik powinien uzyskać lekarskie potwierdzenie jej dalszego trwania. Pracodawca może jednak wymagać takiego potwierdzenia wcześniej, również od pierwszego dnia choroby.
Oznacza to, że przedsiębiorstwo może ustalić zasadę, zgodnie z którą pracownik powinien uzyskać odpowiednie potwierdzenie lekarskie już pierwszego dnia swojej nieobecności.
Jeżeli choroba trwa dłużej niż początkowo przewidywano, trzeba zadbać również o potwierdzenie dalszego okresu niezdolności do pracy.
Obejrzyj nasz najnowszy odcinek na Youtube
eAU w Niemczech – elektroniczne zwolnienie lekarskie
W przypadku wielu pracowników objętych ustawowym ubezpieczeniem zdrowotnym tradycyjne papierowe zaświadczenie zostało zastąpione przez elektroniczne L4 w Niemczech, czyli elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – eAU.
Po stwierdzeniu niezdolności do pracy odpowiednie dane są przekazywane do Krankenkasse, a pracodawca lub obsługujące przedsiębiorstwo biuro kadrowo-płacowe może pobrać wymagane informacje elektronicznie.
eAU nie zastępuje jednak Krankmeldung. Pracownik nadal powinien poinformować pracodawcę o swojej niezdolności do pracy oraz przewidywanym czasie nieobecności.
Z perspektywy firmy warto więc rozdzielić dwa procesy: zgłoszenie choroby przez pracownika oraz późniejsze elektroniczne potwierdzenie jego Arbeitsunfähigkeit.
Wynagrodzenie podczas choroby pracownika w Niemczech
Jednym z najważniejszych zagadnień związanych z chorobowym w Niemczech jest dalsza wypłata wynagrodzenia.
Wbrew częstemu przekonaniu Krankenkasse nie przejmuje automatycznie płatności od pierwszego dnia niezdolności pracownika do pracy.
Jeżeli spełnione są ustawowe warunki, pracownik ma prawo do Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, czyli dalszej wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę.
Prawo do ustawowej Entgeltfortzahlung powstaje zasadniczo po czterech tygodniach nieprzerwanego trwania stosunku pracy. Następnie pracodawca może być zobowiązany do kontynuowania wypłaty wynagrodzenia przez maksymalnie sześć tygodni z powodu tej samej choroby.
Z tego względu prawidłowe rejestrowanie okresów niezdolności do pracy jest ważne nie tylko dla dokumentacji kadrowej, ale również dla prawidłowego naliczania wynagrodzenia.
6 tygodni chorobowego w Niemczech i Krankengeld
6 tygodni chorobowego w Niemczech stanowi ważną granicę dla pracodawcy.
Jeżeli pracownik pozostaje niezdolny do pracy po wyczerpaniu okresu Entgeltfortzahlung, obowiązek dalszej wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę z tytułu tej samej choroby co do zasady się kończy.
Pracownik objęty ustawowym ubezpieczeniem zdrowotnym, który spełnia odpowiednie warunki, może następnie otrzymywać Krankengeld wypłacane przez Krankenkasse.
Przy długotrwałych absencjach przedsiębiorca powinien więc dokładnie kontrolować okres niezdolności do pracy i moment zakończenia Entgeltfortzahlung.
Kolejne L4 i Fortsetzungserkrankung
Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których pracownik po powrocie do pracy ponownie staje się niezdolny do jej wykonywania.
Pojawienie się kolejnego zwolnienia nie oznacza automatycznie rozpoczęcia nowego sześciotygodniowego okresu Entgeltfortzahlung. Istotne jest między innymi to, czy kolejna niezdolność wynika z nowej choroby, czy stanowi kontynuację wcześniejszej, czyli Fortsetzungserkrankung.
W przypadku tej samej choroby nowe prawo do maksymalnie sześciu tygodni Entgeltfortzahlung może powstać między innymi wtedy, kiedy pracownik przez co najmniej sześć miesięcy nie był z jej powodu niezdolny do pracy albo od rozpoczęcia pierwszej niezdolności spowodowanej tą chorobą minęło dwanaście miesięcy.
Dlatego przy powtarzających się absencjach nie należy patrzeć wyłącznie na datę wystawienia kolejnego zwolnienia, ale również na wcześniejsze okresy choroby.
U1 – zwrot kosztów chorobowego dla pracodawcy
Choroba pracownika może być szczególnie dużym obciążeniem dla mniejszego przedsiębiorstwa, ponieważ firma nadal ponosi koszty wynagrodzenia, a jednocześnie może potrzebować zastępstwa.
W takich przypadkach istotne znaczenie ma U1 dla pracodawcy w Niemczech.
Umlageverfahren U1 pozwala objętym nim pracodawcom otrzymać zwrot części kosztów związanych z Entgeltfortzahlung. System dotyczy zasadniczo pracodawców regularnie zatrudniających nie więcej niż 30 pracowników, przy czym przy ustalaniu liczby zatrudnionych zastosowanie mają szczegółowe zasady.
Wysokość zwrotu kosztów chorobowego U1 może zależeć między innymi od właściwej Krankenkasse oraz obowiązującego wariantu.
Wnioski są składane elektronicznie, a obsługą tego procesu często zajmuje się biuro księgowe lub kadrowo-płacowe.
Aktywność pracownika podczas chorobowego
Samo przebywanie na zwolnieniu lekarskim nie oznacza automatycznie, że pracownik musi przez cały dzień pozostawać w domu lub leżeć w łóżku.
Jeżeli pracodawca spotka osobę przebywającą na L4 w Niemczech w restauracji, sklepie czy na spacerze, nie oznacza to jeszcze, że pracownik jest zdolny do wykonywania swojej pracy.
Niezdolność do pracy należy rozpatrywać w odniesieniu do stanu zdrowia oraz rodzaju wykonywanych obowiązków. Znaczenie może mieć również to, czy zachowanie pracownika nie jest sprzeczne z procesem leczenia i nie utrudnia jego powrotu do zdrowia.
Dlatego samo zobaczenie pracownika poza domem nie powinno prowadzić do automatycznego wniosku, że zwolnienie lekarskie jest nieuzasadnione.
Podejrzenie nieuzasadnionego L4 pracownika
Szczególnie trudne dla pracodawcy są sytuacje, w których okoliczności pojawienia się chorobowego wzbudzają podejrzenia.
Przykładem może być odmowa udzielenia urlopu, po której pracownik zgłasza niezdolność do pracy dokładnie w okresie, w którym chciał mieć wolne.
Sama zbieżność wydarzeń nie oznacza jednak automatycznie, że pracodawca może uznać zwolnienie za nieważne i odmówić wypłaty wynagrodzenia.
Lekarskie potwierdzenie Arbeitsunfähigkeit ma wysoką wartość dowodową, a jego skuteczne podważenie wymaga konkretnych okoliczności, które powodują uzasadnione wątpliwości dotyczące rzeczywistej niezdolności do pracy.
Przy takich przypadkach szczególnie ważne jest przeanalizowanie indywidualnej sytuacji przed podjęciem decyzji dotyczącej wynagrodzenia lub konsekwencji wobec pracownika.
Zwolnienie pracownika podczas chorobowego w Niemczech
Sama niezdolność do pracy nie tworzy w Niemczech automatycznej ochrony przed wypowiedzeniem, dlatego pracownik może otrzymać wypowiedzenie również podczas chorobowego.
Nie oznacza to jednak, że każde zwolnienie pracownika na chorobowym w Niemczech będzie zgodne z prawem.
Znaczenie mogą mieć między innymi wielkość przedsiębiorstwa, długość zatrudnienia, zastosowanie Kündigungsschutzgesetz, rzeczywista przyczyna rozwiązania stosunku pracy oraz ewentualna szczególna ochrona pracownika.
Jeszcze większej ostrożności wymaga krankheitsbedingte Kündigung, czyli wypowiedzenie związane właśnie z chorobą pracownika. Częste lub długotrwałe absencje nie tworzą automatycznego prawa do rozwiązania stosunku pracy.
BEM przy długotrwałych i powtarzających się chorobach
Pracodawca powinien kontrolować nie tylko pojedyncze długie zwolnienia, ale również sumę krótszych okresów niezdolności do pracy.
Jeżeli pracownik w ciągu roku pozostaje niezdolny do pracy dłużej niż sześć tygodni bez przerwy lub w wyniku powtarzających się absencji, pojawia się obowiązek zaoferowania Betriebliches Eingliederungsmanagement, czyli BEM.
Pracownik może więc chorować przez dwa tygodnie na początku roku, później być nieobecny przez kolejne dwa tygodnie, a kilka miesięcy później otrzymać następne zwolnienie. Jeżeli łączny okres przekroczy odpowiedni próg, pracodawca powinien uwzględnić BEM.
Celem tego procesu jest ustalenie możliwości przezwyciężenia niezdolności do pracy, ograniczenia ryzyka kolejnych absencji oraz utrzymania zatrudnienia.
Choroba pracownika podczas urlopu
Jeżeli pracownik zachoruje podczas urlopu i jego niezdolność do pracy zostanie prawidłowo potwierdzona, udokumentowane dni Arbeitsunfähigkeit co do zasady nie są zaliczane jako wykorzystane dni urlopu.
Szczególne zasady dotyczą sytuacji, kiedy chorobowe pracownika wystąpi za granicą. W takim przypadku pracownik ma dodatkowe obowiązki informacyjne i powinien możliwie szybko przekazać pracodawcy informację o niezdolności do pracy, przewidywanym czasie jej trwania oraz wymagane informacje dotyczące pobytu.
Zagraniczny dokument powinien przy tym potwierdzać rzeczywistą niezdolność do pracy, a nie wyłącznie fakt wystąpienia choroby lub odbycia wizyty lekarskiej.
Procedura chorobowego pracownika w firmie
Prawidłowa obsługa chorobowego pracownika w Niemczech nie kończy się na otrzymaniu informacji, że danej osoby nie będzie tego dnia w pracy.
Firma powinna mieć jasno określony proces obejmujący zgłoszenie nieobecności, potwierdzenie Arbeitsunfähigkeit, pobranie eAU, kontrolę okresu Entgeltfortzahlung, weryfikację wcześniejszych absencji, rozliczenie U1 oraz monitorowanie momentu, w którym pojawia się obowiązek zaoferowania BEM.
Dobrze przygotowana procedura ma znaczenie również dla codziennej organizacji przedsiębiorstwa, ponieważ kilkutygodniowa nieobecność jednego pracownika nie powinna prowadzić do sytuacji, w której pozostali członkowie zespołu nie wiedzą, kto przejmuje jego klientów, zadania lub dostęp do potrzebnych informacji.
Chorobowe jest więc nie tylko zagadnieniem kadrowym, ale również dobrym testem tego, jak przygotowane są procesy wewnętrzne przedsiębiorstwa na nieplanowaną nieobecność pracownika.
Wsparcie dla pracodawców i firm w Niemczech
Prowadzenie firmy w Niemczech i zatrudnianie pracowników oznacza szereg obowiązków związanych z wynagrodzeniami, ubezpieczeniami społecznymi, eAU, Entgeltfortzahlung, U1 oraz dokumentacją kadrową.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w obsłudze pracowników i chcesz uporządkować formalności związane z prowadzeniem działalności, skontaktuj się z Firmenservice ZART. Wspieramy polskich przedsiębiorców prowadzących firmy w Niemczech i pomagamy im przejść przez obowiązki związane z zatrudnianiem oraz rozliczaniem pracowników.
FAQ – chorobowe pracownika w Niemczech
Kto płaci za chorobowe pracownika w Niemczech?
Jeżeli pracownik spełnia ustawowe warunki, pracodawca co do zasady kontynuuje wypłatę wynagrodzenia przez maksymalnie 6 tygodni z powodu tej samej choroby. Jest to tak zwane Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Po wyczerpaniu tego okresu pracownik objęty ustawowym ubezpieczeniem zdrowotnym może, przy spełnieniu odpowiednich warunków, otrzymywać Krankengeld z Krankenkasse.
Od którego dnia pracownik potrzebuje L4 w Niemczech?
Jeżeli niezdolność do pracy trwa dłużej niż trzy dni kalendarzowe, pracownik powinien uzyskać lekarskie potwierdzenie niezdolności do pracy. Pracodawca może jednak wymagać potwierdzenia już od pierwszego dnia choroby.
Czy pracownik musi dostarczyć papierowe L4 w Niemczech?
W przypadku wielu pracowników objętych ustawowym ubezpieczeniem zdrowotnym funkcjonuje eAU, czyli elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Pracodawca lub obsługujące go biuro kadrowo-płacowe pobiera odpowiednie dane elektronicznie z Krankenkasse. Istnieją jednak sytuacje, w których procedura eAU nie ma zastosowania i potrzebna może być inna forma potwierdzenia.
Czy eAU zwalnia pracownika z obowiązku zgłoszenia choroby?
Nie. eAU nie zastępuje Krankmeldung. Pracownik nadal powinien niezwłocznie poinformować pracodawcę, że jest niezdolny do pracy, oraz przekazać przewidywany czas swojej nieobecności.
Czy pracownik musi powiedzieć pracodawcy, na co choruje?
Co do zasady nie. Pracodawca powinien wiedzieć, że pracownik jest niezdolny do pracy oraz jak długo przewidywana jest jego nieobecność, ale pracownik zasadniczo nie musi przekazywać pracodawcy swojej diagnozy.
Co dzieje się po 6 tygodniach chorobowego w Niemczech?
Po wyczerpaniu okresu Entgeltfortzahlung obowiązek dalszej wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę z powodu tej samej choroby co do zasady się kończy. Jeżeli pracownik jest ustawowo ubezpieczony i spełnia wymagane warunki, może następnie otrzymywać Krankengeld wypłacane przez Krankenkasse.
Czy nowe L4 oznacza kolejne 6 tygodni płatnego chorobowego?
Nie zawsze. Jeżeli ponowna niezdolność do pracy wynika z tej samej choroby, nowe zwolnienie nie powoduje automatycznie rozpoczęcia kolejnego sześciotygodniowego okresu Entgeltfortzahlung. Znaczenie mają wcześniejsze okresy choroby oraz zasady dotyczące Fortsetzungserkrankung.
Czy pracodawca może odzyskać pieniądze wypłacone podczas choroby pracownika?
W przypadku pracodawców objętych systemem Umlage U1 możliwy jest zwrot części kosztów Entgeltfortzahlung. Wysokość refundacji zależy między innymi od właściwej Krankenkasse oraz obowiązującego wariantu U1.
Czy pracownik na L4 może wychodzić z domu?
Tak, samo chorobowe nie oznacza automatycznie obowiązku pozostawania przez cały czas w domu. Pracownik może podejmować aktywności, które nie są sprzeczne z procesem leczenia i nie utrudniają jego powrotu do zdrowia. Sam fakt zobaczenia pracownika na spacerze, w sklepie czy restauracji nie oznacza więc automatycznie, że jest zdolny do pracy.
Czy pracodawca może zakwestionować L4 pracownika?
Lekarskie potwierdzenie niezdolności do pracy ma wysoką wartość dowodową, dlatego samo podejrzenie pracodawcy nie wystarcza do jego skutecznego podważenia. Potrzebne są konkretne okoliczności powodujące poważne wątpliwości dotyczące rzeczywistej niezdolności do pracy.
Czy można zwolnić pracownika podczas chorobowego w Niemczech?
Tak. Sama niezdolność do pracy nie oznacza automatycznego zakazu wypowiedzenia umowy. Trzeba jednak sprawdzić między innymi zastosowanie Kündigungsschutzgesetz, długość zatrudnienia, wielkość przedsiębiorstwa, przyczynę wypowiedzenia oraz ewentualną szczególną ochronę pracownika. Zwolnienie właśnie z powodu choroby podlega dodatkowym wymaganiom.
Kiedy pracodawca musi zaoferować BEM?
Jeżeli pracownik w ciągu roku jest niezdolny do pracy dłużej niż 6 tygodni bez przerwy lub łącznie w wyniku kilku absencji, pracodawca powinien zaoferować Betriebliches Eingliederungsmanagement, czyli BEM. Udział pracownika w BEM jest dobrowolny.
Czy choroba podczas urlopu zabiera pracownikowi dni urlopowe?
Jeżeli pracownik podczas urlopu rzeczywiście stanie się niezdolny do pracy i okres ten zostanie prawidłowo potwierdzony, udokumentowane dni niezdolności do pracy co do zasady nie są zaliczane do wykorzystanego urlopu.
Czy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeśli zachoruje zaraz po rozpoczęciu pracy?
Prawo do ustawowej Entgeltfortzahlung przez pracodawcę powstaje zasadniczo po 4 tygodniach nieprzerwanego zatrudnienia. Jeżeli pracownik zachoruje wcześniej, zastosowanie mogą mieć inne zasady dotyczące zabezpieczenia finansowego podczas niezdolności do pracy.
