Prowadzenie firmy wymaga codziennego podejmowania dziesiątek decyzji. Trzeba pozyskiwać klientów, zarządzać zespołem, pilnować terminów, reagować na zmieniające się warunki rynkowe i dbać o jakość realizowanych usług. W tym wszystkim bardzo łatwo wpaść w pułapkę zarządzania biznesem wyłącznie na podstawie intuicji oraz aktualnego stanu konta bankowego.
Wielu przedsiębiorców uważa, że dopóki są klienci, wystawiane są faktury i wpływają pieniądze, wszystko funkcjonuje prawidłowo. Problem polega jednak na tym, że wysoki przychód nie zawsze oznacza wysoki zysk.
I właśnie tutaj pojawia się BWA, czyli dokument, który dla wielu przedsiębiorców pozostaje niezrozumiałym raportem z księgowości, chociaż w rzeczywistości może być jednym z najważniejszych narzędzi wspierających zarządzanie finansami firmy.
Co to jest BWA?
BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) to zestawienie finansowe przygotowywane najczęściej przez biuro rachunkowe na podstawie zaksięgowanych dokumentów przedsiębiorstwa.
Najprościej mówiąc, BWA pokazuje aktualną sytuację finansową firmy.
Znajdziemy w niej między innymi informacje dotyczące:
- osiągniętych przychodów,
- poniesionych kosztów,
- wyniku finansowego,
- struktury wydatków,
- zmian zachodzących w przedsiębiorstwie na przestrzeni kolejnych miesięcy.
Wbrew pozorom BWA w Niemczech nie jest dokumentem przygotowywanym wyłącznie dla urzędu skarbowego. Jej głównym celem jest dostarczenie przedsiębiorcy informacji, które pozwolą podejmować lepsze decyzje biznesowe.
Można powiedzieć, że BWA jest dla firmy tym, czym regularne badania profilaktyczne dla człowieka.
Dlaczego przedsiębiorcy ignorują BWA?
Bardzo często słyszymy podobne argumenty.
- „Od tego mam księgową.”
- „Nie znam się na takich dokumentach.”
- „Nie mam czasu tego analizować.”
- „Dopóki są pieniądze na koncie, wszystko jest dobrze.”
Problem polega na tym, że konto bankowe pokazuje jedynie aktualny stan środków. Nie pokazuje natomiast, czy rentowność firmy spada, czy koszty prowadzenia działalności rosną szybciej niż sprzedaż ani czy za kilka miesięcy nie pojawi się problem z płynnością finansową.
W efekcie BWA trafia do segregatora albo pozostaje nieotwartym załącznikiem w skrzynce mailowej.
Aż do momentu, kiedy pojawiają się pierwsze poważne problemy.
Obejrzyj najnowszy odcinek na Youtube…
Biznes nie upada z dnia na dzień
To jeden z największych mitów dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.
Znacznie częściej cały ten proces przebiega stopniowo i niemal niezauważalnie. Najpierw zaczynają rosnąć koszty prowadzenia działalności, później spada marża, następnie pojawia się coraz więcej pracy i klientów, jednak dodatkowy wysiłek nie przekłada się na wzrost zysków.
W międzyczasie do skrzynki mailowej trafiają kolejne dokumenty z księgowości oraz kolejne BWA, które bardzo często pozostają nieotwarte, ponieważ właściciel firmy zakłada, że skoro księgowość nie zgłasza żadnych zastrzeżeń, to wszystko działa prawidłowo.
Dopiero po kilku miesiącach pojawia się pytanie:
„Jak to możliwe, że wystawiam coraz więcej faktur, mam coraz więcej zleceń i pracuję więcej niż kiedykolwiek wcześniej, a mimo to pieniędzy nadal brakuje?”
Problem polega jednak na tym, że odpowiedź na to pytanie bardzo często była widoczna już dużo wcześniej. Pierwsze sygnały ostrzegawcze pojawiały się stopniowo w liczbach i raportach finansowych, tylko nikt nie poświęcił czasu, aby je zauważyć i odpowiednio wcześnie zareagować.
Przychód a zysk – dlaczego to nie to samo?
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców jest utożsamianie przychodu z zyskiem.
Załóżmy, że firma wystawiła faktury na kwotę 50 000 euro.
Czy oznacza to, że zarobiła 50 000 euro?
Nie.
Od osiągniętego przychodu należy odjąć między innymi:
- wynagrodzenia pracowników,
- składki i podatki,
- koszty podwykonawców,
- leasingi,
- paliwo,
- materiały,
- ubezpieczenia,
- usługi księgowe,
- opłaty administracyjne,
- pozostałe koszty prowadzenia działalności.
Dopiero po uwzględnieniu wszystkich wydatków możemy określić rzeczywisty wynik finansowy firmy.
Właśnie dlatego analiza wyłącznie przychodów może prowadzić do bardzo błędnych decyzji.
Jak czytać BWA?
Wielu przedsiębiorców rezygnuje z analizy raportu już na początku, ponieważ wydaje im się on zbyt skomplikowany.
Na szczęście nie trzeba być księgowym, aby wyciągnąć z niego najważniejsze informacje.
1. Sprawdź przychody
To wartość sprzedaży osiągniętej przez firmę w danym okresie.
Porównuj ją miesiąc do miesiąca i obserwuj trendy.
2. Analizuj koszty
Zwróć uwagę, czy wydatki nie rosną szybciej niż sprzedaż.
Nawet niewielkie wzrosty kosztów, powtarzające się przez kilka miesięcy, mogą znacząco wpłynąć na rentowność firmy.
3. Obserwuj wynik finansowy
To jedna z najważniejszych informacji w całym raporcie.
Pokazuje, czy firma rzeczywiście zarabia.
4. Porównuj dane
Jednorazowy wynik nie zawsze świadczy o problemie.
Dużo większą wartość ma obserwowanie zmian zachodzących w czasie.
Dlaczego warto analizować BWA co miesiąc?
Regularna analiza BWA pozwala:
- szybciej zauważyć problemy,
- ograniczać niepotrzebne koszty,
- podejmować decyzje na podstawie danych,
- lepiej planować inwestycje,
- skuteczniej zarządzać płynnością finansową,
- zwiększać rentowność firmy,
- odzyskać poczucie kontroli nad biznesem.
Przedsiębiorcy, którzy znają swoje liczby, znacznie szybciej reagują na pojawiające się zagrożenia i podejmują bardziej świadome decyzje.
Co zrobić, jeśli nie rozumiesz swojej BWA?
Nieznajomość raportu nie oznacza, że należy go ignorować.
Warto poprosić biuro rachunkowe o omówienie najważniejszych pozycji lub skonsultować dokument ze specjalistą, który pomoże zinterpretować dane i wskazać obszary wymagające uwagi.
Czasami już jedna rozmowa pozwala zauważyć problemy, które od miesięcy pozostawały niezauważone.
Podsumowanie
BWA nie jest kolejnym nudnym dokumentem z księgowości.
To jedno z najważniejszych narzędzi wspierających kontrolę finansów w firmie.
Pozwala zrozumieć różnicę między przychodem a zyskiem, szybciej zauważyć niepokojące zmiany i podejmować decyzje oparte na faktach, a nie wyłącznie na intuicji.
Biznes bardzo rzadko upada z dnia na dzień. Najczęściej wcześniej wysyła sygnały ostrzegawcze. Pytanie brzmi: czy jesteśmy gotowi je zauważyć?
FAQ
Czy BWA jest obowiązkowe?
Nie zawsze. Jednak wiele biur rachunkowych przygotowuje ją regularnie jako element bieżącej obsługi księgowej.
Jak często należy analizować BWA?
Najlepiej robić to co miesiąc, ponieważ regularna analiza pozwala szybciej zauważyć niepokojące zmiany.
Czy BWA pokazuje zysk firmy?
Tak. Zawiera informacje dotyczące wyniku finansowego przedsiębiorstwa za dany okres.
Czy wysokie przychody oznaczają wysokie zyski?
Nie. Między przychodem a zyskiem istnieje zasadnicza różnica wynikająca z ponoszonych kosztów działalności.
Czy mała firma również powinna analizować BWA?
Tak. Wielkość przedsiębiorstwa nie ma znaczenia. Kontrola finansów jest ważna na każdym etapie rozwoju biznesu.
Co zrobić, jeśli nie rozumiem swojej BWA?
Warto poprosić o wyjaśnienie raportu biuro rachunkowe lub skonsultować go ze specjalistą, który pomoże prawidłowo zinterpretować dane.
